Warunki uczestnictwa

Warunki uczestnictwa w projekcie
“e-NGO: stworzenie cyfrowych narzędzi dla organizacji pozarządowych”

1. Czym jest projekt “e-NGO”?

Organizacja Harcerska Pro Mundi realizuje zadanie publiczne współfinansowane ze środków publicznych pn. “e-NGO: stworzenie cyfrowych narzędzi dla organizacji pozarządowych” na podstawie umowy zawartej z Narodowym Instytutem Wolności o numerze 62/III/2023 z dnia 23.05.2023 r. (dalej: “projekt” lub “zadanie”). W ramach projektu tworzymy cyfrowe narzędzia wspomagające zarządzanie w organizacjach pozarządowych oraz pomagamy w cyfrowej transformacji podmiotów trzeciego sektora: aktualizujemy lub tworzymy strony internetowe, pomagamy w aspektach technicznych (serwery, domeny itp.).

2. Kto może wziąć udział w projekcie?

Beneficjentem zadania może zostać każda organizacja pozarządowa (podmioty wymienione w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie — Dz.U.2024.1491 t.j.). To między innymi:

  • stowarzyszenia zwykłe,
  • stowarzyszenia rejestrowe,
  • fundacje,
  • ochotnicze straże pożarne,
  • kluby sportowe, spółki z o.o. i akcyjne — działające non profit.

Każda organizacja, która chce zostać beneficjentem zadania, musi wypełnić formularz zgłoszeniowy (link do formularza: https://forms.gle/eo9aZpLPxKM4f99j7) oraz zadeklarować udział w zadaniu przynajmniej 3 osób — osoby te zostaną przeszkolone z zakresu użytkowania dostarczonych rozwiązań.

3. Co zostanie zrealizowane w ramach projektu?

W ramach projektu możesz uzyskać:

  • dostęp do systemu webNGO – aplikacji online wspomagającej zarządzanie Twoją NGO. System wspiera różne procesy zarządzania NGO: ewidencjonowanie członków, dane kontaktowe, stan opłacenia składek członkowskich, tworzenie umów (cywilnoprawnych, wolontariackich, o pracę), rozliczanie czasu pracy i wolontariatu, generowanie rachunków do umów cywilnych, wystawianie faktur i dokumentów kasowych, archiwizacja dokumentów księgowych, agregacja dokumentów wewnętrznych i archiwizacja, prowadzenie dziennika korespondencji wychodzącej i przychodzącej, zarządzanie majątkiem (inwentaryzacje, wypożyczenia, magazyn), budżetowanie… i jeszcze trochę. Nie ma co opowiadać, najlepiej obejrzeć system w działaniu: [kliknij, aby przejść]
  • aktualizację lub stworzenie prostej strony internetowej Twojej organizacji (“wizytówka” zawierająca podstawowe informacje o organizacji, sekcję kontaktową, ważne dokumenty, w tym dotyczące ochrony danych osobowych, ewentualnie galerię i aktualności); podstawowe założenia dotyczące strony uzgadniamy po deklaracji udziału w projekcie (strony w oparciu o szablon WordPress). Szczegóły: [kliknij, aby przejść]

Jeśli chcesz, abyśmy pomogli Ci stworzyć/zaktualizować stronę WWW organizacji, musisz także wziąć udział w pilotażu systemu webNGO.

4. Jak długo trwa projekt?

OH Pro Mundi będzie realizować zadanie do dnia 31.10.2025 r. Zakończenie realizacji przez nas zadania nie oznacza jednak utraty możliwości korzystania z dostarczonych narzędzi i wyłączenia stworzonej strony WWW. Deklarujemy, że wszystkie narzędzia i strony będą aktywne co najmniej do 31.12.2026 r., a gdy ten okres upłynie – pomożemy przetransferować stronę i uruchomić samodzielnie e-narzędzia.

5. Ile to kosztuje?

W okresie trwania projektu — nic. Beneficjenci nie zapłacą ani za stworzenie/aktualizację strony, ani za e-narzędzia, ani za dostęp do subdomeny w obrębie domeny web-ngo.pl, ani za serwer, na którym strona WWW i narzędzia będą hostowane. Wszystkie te koszty zostały pokryte ze środków publicznych. Po 31.12.2026 r. przewidujemy możliwość utrzymania hostingu dla stron, domeny i e-narzędzi, jednak będzie się to wiązało z ponoszeniem kosztu utrzymania tej infrastruktury (jego wielkość będziemy ustalać w ostatnim kwartale 2026 i wówczas przedstawimy Wam ofertę). Jeśli po 31.12.2026 r. nie będziecie chcieli, abyśmy utrzymywali Waszą stronę i e-narzędzia – pomożemy w transferze na własny serwer i domenę lub w usunięciu.

6. Co będzie należało do moich obowiązków?

  1. podpisanie w imieniu organizacji-beneficjenta umowy i przesłanie jej do nas,
  2. zawarcie z nami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
  3. wydelegowanie 3 osób na szkolenie z obsługi e-narzędzi i/lub strony WWW (online lub stacjonarnie — umawiamy się z każdą organizacją indywidualnie, w miarę potrzeb i możliwości),
  4. korzystanie z dostarczonych e-narzędzi – na miarę specyfiki i potrzeb Waszej organizacji, zgłaszanie ewentualnych błędów,
  5. udział w ankiecie ewaluacyjnej na koniec projektu (IX/X 2025).

I tyle. Resztą zajmujemy się my.

7. Czy muszę dysponować własnym hostingiem/serwerem/domeną?

Nie — wszystko jest utrzymywane na infrastrukturze projektu. Jeśli chcecie, abyśmy utworzyli dla Was stronę WWW, może być ona zaparkowana jako subdomena web-ngo.pl (np. stowarzyszenieX.web-ngo.pl).

8. Mam dodatkowe pytania!

Możesz je zadać: